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Dans cet article, nous vous présentons les grandes lois et théories sur le management du temps en gestion de projet. Il est primordial de comprendre quels principes régissent la gestion du temps pour pouvoir agir dessus, surtout si vous travaillez en utilisant les méthodes Agile

Pour aller plus loin, vous découvrirez ici des solutions pour structurer vos tâches ainsi que celle de vos équipes. Après lecture de cet article, vous deviendrez la reine (ou le roi) ! 

Les lois de la gestion de projet

Nombreux sont ceux à s’être penchés sur le management du temps en gestion de projet. Chacune de ses personnes a donné naissance à une théorie différente. Toutes sont d’ailleurs regroupées par un objectif commun : expliquer pourquoi gérer son temps peut être un véritable calvaire ! 

Pourquoi est-ce si difficile d’estimer correctement le temps que prendra la réalisation d’une tâche ?

Le premier problème lors de l’estimation du temps nécessaire pour effectuer une tâche reste de faire une estimation correcte ! Ces quelques lois vous expliquent pourquoi cette estimation peut se révéler délicate.

Loi de Parkinson

La loi de Parkinson explique que votre équipe utilisera toujours le temps qui lui est imparti pour réaliser les tâches imposées.

En d’autres termes, si vous donnez à votre équipe trois jours supplémentaires pour finaliser l’User Story n°6, ils répartiront leurs travaux sur la totalité du temps donné, même si deux jours suffisaient pour compléter la tâche ! 

Manager son temps en gestion de projet - Loi de Parkinson

📢 Le travail peut donc s’étirer à l’infini : plus vous repoussez la deadline, plus vous prendrez du temps pour finir votre tâche. La nature ayant horreur du vide, nous utiliserons l’intégralité du temps qui nous ai alloué, quitte à être moins performant.

Loi de Hofstadter

Connue sous le nom de la loi du glissement de planning, la loi de Hofstadter rend compte d’une difficulté universelle : 

“Il faut toujours plus de temps que prévu, même en tenant compte de la Loi de Hofstadter.”

Vous l’aurez compris, même en sachant que vous n’aurez pas prévu assez de temps pour votre tâche, la durée de temps que vous planifierez ne sera quand même pas assez importante (oui, cette mise en abyme donne le vertige). 😵

Loi d’Illich

La loi d’Illich indique :

Après un certain nombre d’heures, la productivité du temps passé sur une tâche précise diminue d’abord et devient ensuite négative. 

📢 Pour pallier les problèmes d’une baisse de productivité, il convient de gérer correctement son temps de travail et la répartition des pauses. Pour cela, essayez de toujours finir une tâche commencée (oui, même si elle vous déplaît) ! Afin de faciliter ce travail, vous pouvez découper une tâche complexe en un ensemble de sous-tâches moins contraignantes. De cette manière, vous êtes certain de toujours vous situer dans la première partie du graphique ci-dessous.

Manager son temps en gestion de projet - Loi d'Illich

La recherche du plaisir immédiat dans les tâches simples

Qui n’a jamais repoussé une tâche au lendemain à cause du temps et de l’énergie qu’elle vous demande ? Je ne vous jette pas de pierre, je suis tout aussi coupable que vous. 🙄

Pareto et Laborit ont également identifié ce comportement en gestion de projet.

Principe de Pareto

La loi de Pareto exprime un fait connu de tous mais très rarement quantifié : 20% de nos efforts produisent 80% de la solution.

En gestion de projet, cela veut dire que 80% de la production nécessite 20% de l’effort de la part de l’équipe.

Manager son temps en gestion de projet - Loi de Pareto

Vous pourriez me dire “en voilà une bonne chose !”. 

Oui, MAIS : si 80% de la charge du travail demande 20% de votre temps, cela veut dire que les 20% de travail restant vont requérir 80% de votre temps. 

📢 Il y aura donc forcément un moment pendant votre projet où votre équipe aura l’impression d’être moins productive, car elle devra fournir beaucoup de travail pour peu de résultats. 

Lorsque votre équipe s’attaquera à ces 20%  (qui représentent 80% de l’effort), il vous faudra faire attention à ce qu’elle ne se décourage pas, et surtout qu’elle ne remette pas au lendemain ces tâches chronophages !

Loi de Laborit

La loi de Laborit est également surnommée la loi du moindre effort. Laborit a mis en évidence que notre cerveau nous conditionne à fuir ou lutter contre les tâches difficiles. Nous sommes guidés par la recherche du plaisir immédiat ! 

📢 Autrement dit, nous recherchons à réaliser des tâches simples et avons tendance à repousser au lendemain des tâches plus complexes (vive la procrastination).

Le quotidien, point bloquant des projets

Enfin, notre quotidien impact également la gestion de projet. Avez-vous déjà entendu parler de la loi de Murphy, ou de la loi de Carlson ?

Loi de Murphy

Tout le monde a déjà vécu cette situation : vous êtes en retard pour un rendez-vous important. Vous montez en voiture, priant pour que tous les feux restent au vert, et malheur ! Votre chance vous a lâché, tous les feux de votre chemin passent au rouge devant vous.

Laissez-moi vous dire qu’il ne s’agit pas de malchance. Vous venez tout simplement de vivre l’illustration de la loi de Murphy !

Cette loi annonce : 

“Tout ce qui est susceptible d’aller mal, ira mal.”

📢 Pessimiste dites-vous ? Pas tant que ça. Ce que Murphy exprime avec cette loi est relativement simple et s’illustre très bien en gestion de projet. Tous les évènements qui pourraient mal se passer se passeront mal ! 

Votre développement peut planter lors de l’intégration au projet, votre coéquipier peut attraper la grippe, et votre client peut changer finalement d’avis, vous obligeant à revoir tout votre travail ! Ces éléments sont à prendre en compte lors de la planification et de la répartition du temps des tâches.

Loi de Carlson

Vous êtes interrompu tout le temps et n’arrivez pas à travailler ? Carlson a énoncé dans sa loi que nous sommes sollicités en moyenne toutes les 12 minutes ! Que ce soit par nos collègues, un client ou encore un fournisseur,  par email, téléphone ou en direct, les coupures sont de plus en plus nombreuses, et surtout toujours plus fréquentes.

Les conséquences sont plurielles : perte en efficacité, en énergie, problème de concentration…

Manager son temps en gestion de projet - Loi de Carlson

Comment mieux manager son temps en gestion de projet ?

Maintenant que tous les principes relatifs à la gestion du temps en projet ont été énoncés, voyons ensemble les solutions à implémenter dans vos équipes pour mener votre projet au succès de la manière la plus performante possible.

Le temps, une question de priorité et de satisfaction

Comment gérer son temps et celui de son équipe ? Chez Go2Scale, nous ne possédons pas la solution miracle (ce qui est normal,  personne ne la possède !). Nous vous proposons plutôt une liste de conseils pour améliorer la gestion de votre temps.

1. Laissez vos émotions de côté 

Dans la gestion de projet, l’ordonnance de vos tâches ne doit pas se faire selon vos envies mais en fonction de la réalité du projet. En sachant quelles sont vos tâches favorites et lesquelles vous plaisent moins, vous pourrez analyser si la répartition de ces tâches est purement objective ou non ! Il en va de même pour les membres de votre équipe.

2. Communiquez avec vos équipes 

Afin de vous assurer que le temps imparti pour une tâche est justifié, il vous faut consulter votre équipe, challenger vos collègues et montrer de l’intérêt pour leurs activités. En recueillant continuellement des informations sur leurs avancées et les difficultés rencontrées, vous serez capable de juger du temps nécessaire à la réalisation d’une tâche. 

3. Ayez conscience des évènements qui pourraient mal se passer et des évènements inattendus potentiels

De cette manière, vous êtes certain de définir des temps de travail réalisables. 

Certes, personne ne peut prédire l’avenir ! Mais en vous nourrissant de vos expériences passées et en adoptant une démarche empirique, vous serez capable de mieux adapter les temps nécessaires pour chaque tâche.

4. Enfin, une fois votre projet fini, faites le point avec votre équipe sur la gestion du temps. 

Quels éléments auraient nécessités plus de temps ? Lesquels ont été réalisés plus rapidement que prévu ? En identifiant les motifs récurrents, vous pourrez adapter la gestion du temps dans votre prochain projet, afin de coller le plus possible aux besoins réels de votre équipe !

Des outils pour vous faciliter la tâche

Ici nous vous présentons deux outils pour améliorer votre gestion du temps. Bien sûr, ce ne sont pas les seuls outils disponibles pour vous aidez à gérer votre temps. À vous de choisir si vous souhaitez les implémenter ou non !

La boîte d’Eisenhower

En utilisant la boîte d’Eisenhower, vous classerez vos tâches en fonction de leur deadline et de leur importance. 

Manager son temps en gestion de projet - Boîte d'Eisenhower

Ce classement vous permettra ensuite de hiérarchiser vos tâches dans l’ordre des priorités plutôt que selon vos préférences. 

La méthode Pomodoro

Également connue sous le nom du Pomodoro timer ou encore tomato timer, cette méthode de gestion du temps a vu le jour à la fin des années 80. Son objectif : vous permettre de gagner en performance, en alternant phase de travail et phase de repos. 

Cette méthode se découpe en 5 étapes : 

  1. Définissez les tâches à effectuer pendant la phase de travail.
  2. Réglez le pomodoro (votre minuteur) sur 25 minutes.
  3. Travaillez sur la/ les tâches jusqu’à ce que le minuteur sonne. Votre tâche ne devrait pas vous prendre plus que le temps imparti. Si c’est le cas, à vous de définir si vous n’avez pas travaillé efficacement ou si la tâche étant trop importante.
  4. Prenez une pause de 5 minutes.
  5. Répétez les 4 premières étapes encore 3 fois. Enfin, au bout de la 4ème récurrence, vous pouvez prendre une pause de 15 à 20 minutes ! 

📢 Vous vous en douter, pour être vraiment concentré et efficace pendant les phases de travail, il vaut mieux laisser de côté votre téléphone et votre boîte email. C’est ici toute la force de cette méthode : vous pouvez ainsi vous concentrer pleinement sur ce que vous faites, et travailler à 100% de vos capacités durant chaque pomodoro ! 

Il existe de nombreux sites vous permettant d’entrer les tâches à réaliser et de lancer le timer. Nous vous proposons celui-ci !

Si vous avez bien suivi, vous remarquerez qu’en utilisant la méthode de Pomodoro, vous tirez les bénéfices de 3 lois citées ci-dessus :

  • Profitez d’une productivité accrue en début de tâche (loi d’Illich), 
  • Travaillez en continu et sans interruption (loi de Carlson),
  • Restez performant avec des deadlines courtes (loi de Parkinson). 

Pour conclure

Le management de votre temps en gestion de projet vous paraît toujours compliqué ? Pas de panique ! 

Même si nous vous avons présenté de nombreux outils et astuces, le plus simple pour se sentir à l’aise reste la pratique ! Bien entendu, une bonne communication dans vos équipes vous permettra d’identifier les points bloquants existants. Un travail commun est nécessaire pour mener vos projets au succès ! 

📢 Notre équipe reste à votre disposition pour vous accompagner dans le choix des outils qui correspondent le mieux à votre organisation. N’hésitez pas à nous contacter (via notre site ou en commentaire) pour nous partager vos expériences et que nous discutions de la meilleure stratégie à implémenter dans votre équipe ! 🎯